תהליך הארגון מחדש של תשתיות הנדל''ן העסקי, משרדים להשכרה ונכסים שונים

תהליך הארגון מחדש של תשתיות הנדל"ן העסקי, משרדים להשכרה ונכסים שונים
 
מאמר זה בן שני חלקים ומציג תסריט אפשרי לתהליך ארגון מחדש של תשתית הנדל"ן הארגונית ומטרתו לתאר את השלבים השונים בתהליך ומרכיביהם העיקריים, כפי ש HiLAND רואה אותו ובהסתמך על שיטת עבודתה הייחודית. אין באמור כל כוונה להקיף את כל האפשרויות והמקרים העשויים להתרחש בעת תהליך ההתארגנות, לבד מהצגת תמונה כללית לגבי גישת HiLAND ושיטת עבודה. 

בבוא פירמה לבחון את המעבר לאתר אלטרנטיבי, אם לשם גידול, קיבוץ זרועות למטה אחד, או התייעלות וצמצום שטחים, תידרשנה מספר פעולות חיוניות, שביסודן הכוונה להשיג את הפיתרון האופטימלי לארגון תוך הקצאת מינימום משאבים למהלך ומזעור הפרעות לפעילות העסקית השוטפת.

לשם השגת מטרה זו יידרש תכנון מקיף, יישום ובקרה המבוססים לרוב על המרכיבים הבאים. חלק ממרכיבי התהליך שיוצג להלן לא יידרשו בארגונים מסוימים, אך על ההנהלה להיות מודעת להם עת תבחר בשלבים המתאימים לה.

במאמר זה אין התייחסות לרכישת נכס אלא להשכרת משרדים / נכסים / שטחים עסקיים / מסחריים בלבד, הואיל ובעת רכישה מערך השיקולים הינו רחב יותר ומייצג בעיקר שיקולים פיננסיים של משקיע, שלעתים עשויים להיות מנוגדים לאלו של שוכר. מערך השיקולים לרכישת נכס מניב תפורסם במאמר נפרד.

v      הכנת מפרט דרישות וצרכים פונקציונלי ((functional spec:

 על בסיס ניתוח אופי הפעילות בהווה והצפי לעתיד יש לערוך מפרט דרישות מקיף (SPEC). על המפרט לכלול היבטים אלו:

§    היבטים גיאוגרפיים (מיקום וטווחים ממוקדים עסקיים חיוניים, מגורי כוח אדם חיוני וכו ' ).

§    היבטים תכנוניים (גודל אתר כללי, מידות, גדלים ויחסי חלוקה פנימית).

§    היבטים תפעוליים (התאמה ורציפות עם שרשרת הייצור/שירות ויצירת הערך בארגון).

§   היבטי אנרגיה ותשתיות (מגבלות עומסים, צורכי חשמל, עצמת מיזוג ושיטה, עצמת תאורה, אנרגיית חירום ואל פסק, תשתיות תקשורת,            תשתיות מים וביוב).

§    היבטי גידול עתידי (הערכת שיעור וטווחי יעד).

§    היבטים אחרים (בטחון – צרכי מיגון ואבטחה, רמת ניקיון, תקני איכות הסביבה, רמת שירותי עזר ונוחות).

v     הגדרת טווחי עלויות ותקציב(budget ranges) :

§     קביעת גבול עליון ותחתון לעלות השוטפת עבור דיור הארגון (שכ"ד, ניהול, ארנונה, חנייה וכיוב').

§     הקצאת תקציב חד פעמי למעבר והתארגנות מחדש.

v     סריקת אלטרנטיבות נכסים (מבנים או קרקעות) תואמים ((Sites Screening

§     על בסיס המפרט הפונקציונלי נדרש מיפוי מקיף בכיסוי מלא של האזורים הרלוונטיים. לאחר שזוהו כל הנכסים

       התואמים באופן בסיסי את הצרכים יש לערוך פרופיל מקיף לכל אחד מהנכסים, תוך דירוג התאמה ע"פ שיפוטו

       של הגורם המקצועי המייעץ.

§     פרופיל נכס טיפוסי יכלול את המרכיבים הבאים:

o     תיאור סביבתי מיקום האתר (אזור תעשייה וכו').

o    תיאור מבנה (אם קיים) ותמונה, תיאור לובי ועיצוב פנימי.

o    דירוג מבנה (4 רמות מ- AAA ועד- (BBB.

o    פרטי המשכיר ורקורד בתחום.

o     תיאור החלק הרלוונטי במבנה (אם נדרש חלק ממנו) וגדלים זמינים (במ"ר) לשוכר.

o     תיאור אופציות החנייה (מקורות/פתוחות, כמות מכל סוג, מספר מרתפים וכו') ואפשרויות האחסון במבנה (מיקום וגדלים זמינים).

o    תיאור המערכות העיקריות במבנה (מיזוג, מעליות, תקשורת, חשמל וכו').

o    פירוט השכנים ותחומי עיסוקם.

o   ציון תשתיות גימור בנכס אם קיימות (תקשורת פנימית, ריהוט, אופן חלוקה וכיוב ' ),.

o   דירוג רמת הגימור בנכס (אם קיימת).

o        היבטי שילוט וחשיפה (שילוט חיצוני ופנימי, שם למבנה וכו').

o        היבטי עלויות: שכ"ד, ניהול, ארנונה וחנייה מבוקשים ע"י המשכיר.

o        היבטי תקופה: תקופות שכירות מינימליות ע"פ דרישת המשכיר.

o        סכום והערכה: למיטב שיפוט היועץ המקצועי דירוג רמת ההתאמה לדרישות השוכר/רוכש (בארבע רמות A-D).

v      בחירת אתרים מועדפים Selection)) 

לאחר הצגת פרופילי הנכסים בפני ההנהלה, ביקור בנכסים ופגישות ראשונית עם היזמים/בעלי הנכסים יתקיים דיון סופי ובו ייבחרו 2-3 אתרים שעם בעליהם ייכנס השוכר למו"מ עסקי.

v      דו"ח השוואתי כלכלי מסכם לאתרים המועדפים

השוואה כלכלית מקיפה מספרית וגרפית בין האתרים הנבחרים. ההשוואה תכסה את העלויות השונות (שכ"ד, ארנונה, ניהול, חנייה, חצרות, אחסון, גלריה, מרפסות, ייצור וכו'), בסיסי הצמדה, תקופות השכירות, אופציות הארכה, שטחי תפעול מתוך השטח השכור (יחסי ברוטו/נטו) עלויות מיוחדות הנלוות לאתרים (נגישות/הסעות, הסעדות, גימור וכיוב'), קנסות שבירה ופיצוי, עלויות שנתיות בפועל וממוצעות, עלויות מצטברות לחוזה ועלויות מימון בטוחות בחוזה.

בנוסף תיערך השוואה של מדדים פיננסיים ותפעוליים מייצגים לכ"א מהאתרים: עלות חודשית לעובד, עלות למ"ר, עלות למ"ר תפעולי.

דו"ח זה מוצג להנהלה ומספק את כל המידע הכלכלי הנדרש על מנת להחליט בנוגע לכניסה למו"מ העסקי.

בחלקו השני והאחרון של המאמר שיובא בהמשך נדון בדוחו"ת עומק חיוניים נוספים לארגון וכן בשלב המו"מ העסקי, המשפטי, שלב התכנון והביצוע של הנכס ובשלב המעבר הלכה למעשה.